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[入門編]文書の電子化によるメリット

目的は単なるコスト削減ではなく企業競争力の強化

税法では7年、商法では10年など、法令によって保管が義務付けられていた紙文書。業種や規模によって違いがあるとはいえ、多くの企業が紙文書の保管に費やしているコストは少なくありません。日本経済団体連合会の試算によれば、税務書類の国内での紙による保存コストは年間で約3,000億円。紙文書を電子化し、紙の物理的な保管スペースが不要になるだけで、企業にとってはコスト削減という効果が期待できることになります。

ただし、企業がe-文書法に対応し、文書を電子化するメリットは、単なるコスト削減にとどまりません。企業にとって重要なのは、競争力の強化につながるという認識。文書の“保存”だけに目を向けてしまうと、紙から電子メディアへの移行に過ぎませんが、企業は電子化文書を生かすことで、業務や経営という観点からも大きなメリットを生みだすことができます。

例えば生保・損保業界では、保険契約申込書の受領から審査、承認、契約といった一連の業務が文書によって成り立っています。ある企業は、個人情報保護法への対応や内部統制システムの確立などの要請に応えながら、これらの業務に電子化文書によるワークフローシステムを導入し、従来の業務を刷新。1ヶ月以上かかっていた契約書発行にいたる期間を半分以下に短縮するという効果を生み出しています。

この例のように、企業が電子化文書を生かし、競争力を強化するには、従来の紙文書を前提とした文書管理システムとコンピュータ・ネットワークを中核とする情報システムがそれぞれ補完しあい、すべての文書・情報を電子データとして同じタイミングで利用できることが重要になります。つまり、全社的な文書・情報管理のあり方が問われているのです。

企業が文書を電子化するメリットは、大きく次のように整理できます。

(1)業務の効率化と顧客満足度の向上

紙文書の電子化は、業務全体の“スピード”に大きなインパクトをもたらします。文書は通常、処理や管理業務の流れに沿って各部門や担当者の間を移動することになりますが、すでに多くの文書が電子データとしてやり取りされている中に紙文書が介在すると、紙文書の処理に費やす業務が業務全体のスピードを低下させ、IT投資の効果が半減してしまいます。紙文書の電子化により、すべての文書がネットワークを介してやり取りできるようになれば、業務全体のスピードや効率が向上するだけではなく、例えばクレジットカード発行申込書の受付から発行までの期間を大幅に短縮するなど、顧客に対するサービスレベルを向上させ、企業競争力の向上を図ることができます。

一方、文書の保管には、倉庫などの保管スペースに費やすコスト、文書検索コスト、搬送コストや廃棄コストのほか、それらの作業に関わる人件費が必要です。電子化で紙文書が不要になれば、従来の文書保管コストを大幅に削減できます。

企業活動において常に発生する紙文書や帳票書類群。紙文書と電子化の比較図

(2)コンプライアンスの強化とリスク対応

ここ数年、法令順守という意味でのコンプライアンスが、非常に重要な経営課題であるという認識が広がっています。その背景には、法令違反が、市場や顧客の信頼を損ねるという企業にとっての大きなリスクにつながるという認識があります。もはや信頼性の確保が、企業の存続を左右すると言っても過言ではありません。

ただし、コンプライアンスの強化を図る上では、IDの付与による権限管理やログ管理などに代表される厳格な管理や監視だけではなく、経営戦略や事業目標の達成に向けて情報を活用できる情報管理の仕組みも重要になります。例えば会社法や金融商品取引法などで義務付けられる内部統制システムの確立においても、正確な情報の安全な管理だけではなく、業務全体を最適な形で遂行できる体制が求められることになります。紙文書の電子化は、情報の管理と活用を両立する上でも大きな意義を持ちます。

また、現在「事業継続計画(BCP)」というキーワードで注目されている、地震や火災といった災害などがあっても速やかに事業を復旧させることができる仕組みを考える上でも、紙文書の電子化は重要な意味を持ちます。保管している膨大な紙文書を非常時に持ち出すことは現実的には困難ですが、これを電子化し、バックアップを作成することで分散管理が可能になるためです。文書の電子化・活用は、企業のリスクマネジメント強化にもつながります。

紙文書と比較した電子化文書の大きなメリットは、検索や編集が容易になるという操作性の向上、情報共有や伝達の容易さから生まれる組織としての情報活用能力の強化など。これが従来とは異なる斬新な発想やアイデアを生み、新たなビジネス創出につながるといった点でも、大きな期待が寄せられています。

情報漏洩の要因図。情報漏洩は市場や顧客の屎尿を大きく損ねてしまう。

イメージ図。火災や地震といった災害があっても、紙文書の電子化をしておけば、バックアップ作成による分散管理が可能となる。

文書のライフサイクル全体を通したマネジメントが不可欠

紙文書の電子化は、企業の幅広い業務活動を通してメリットを生み出すため、効果的に運用し、競争力強化につなげるためには、全社的な視点からの総合的な取り組みが不可欠となります。そこで重要になるのが、「文書情報マネジメント」という考え方です。これは、文書の作成・発生から保管、利用・活用、保存、廃棄に至るライフサイクル全体を通して、有効に活用するための手法です。

文書情報マネジメントは、すでに海外でも普及しており、例えば既にレコードマネジメントのISO規格であるISO15489(JIS092-1)が制定されているなど、世界的な規格化も進んでいます。その内容は簡単に言えば、紙文書や電子化文書を問わず、文書情報を企業や組織としてどのように管理し、外部に対してはどのような対策を講じておくべきかというルールや手順です。日本でも同様の趣旨から電子化の手順を定めたJIS Z 6016(紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス)が規格化されています。e-文書法に対応する際には、この規格に準拠して電子化を推進することが推奨されています。

プロセス図(①作成・発生②保管③利用・活用④保存⑤廃棄)

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