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●電子化が可能な代表的な文書
e-文書法の基本的な考え方は、これまで法令等により紙での保存が義務付けられていた文書の電子保存を認めるということです。もちろん紙での保存が義務付けられていない文書は電子保存することができます。ただし、一部例外があります。例えば国税関係の文書である帳簿や決算関係書類は、電子帳簿保存法の規定に従って電子データでの保存を行うか紙文書のまま保存することが義務付けられています。また、3万円以上の契約書と領収書は紙による保存が必要です。
企業に保存が義務付けられた文書は、商法や税法などが規定する、すべての企業に共通する「共通文書」と特定の業種で固有の法律が規定する「業種別文書」に大別できますが、このうち、e-文書法によって電子化が可能になった共通文書には、例えば次のような文書があります。
| ・会計帳簿 |
| ・証憑書類 |
（相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し） |
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| ・振替伝票 |
| ・営業報告書 |
| ・財産目録 |
| ・事業(業務・事務)報告書 |
| ・付属明細書 |
| ・組合員(会員、加入員)名簿 |
| ・議決権行使書 |
| ・規約等 |
| ・資産負債状況書類 |
| ・社債権者集会議事録・謄本 |
| ・社債原簿・謄本 |
| ・総会議事録(創立総会含む) |
| ・取締役会議事録 |
| ・定款 |
など
これらのうち、証憑書類や議決権行使書などは、多数の人々が紙を通じて意思を表示する、あるいは権利を行使しているという現状があるため、特に電子化のニーズが強い文書といえます。
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●各府省の法令と規定から対象文書と保存要件を確認する
企業が扱う文書のうち、法令等によって自社に保存が義務付けられている文書が何なのか判断する基準となるのが、e-文書法に関連する約250の法令と各府省の省令などです。企業は、e-文書法に対応するためには、自社の業種や文書の性質に応じて文書を分類し、関係する条文によって保存義務があるとされている対象文書を特定する必要があります。
各府省の省令で定められている電子保存が可能になった文書及び保存を行う際の要件などについては、内閣官房IT担当室において、一覧表（「e-文書法によって電磁的記録が可能となった規定」）として整理されていますので、ご参考にしてください。
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| お問い合わせ／情報政策課 03-3501-2964 |
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